Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 30 de octubre de 2026

Esta política describe cómo THOR SYSTEM S.A.S. (en adelante, "Thor System") recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de los usuarios de sus aplicaciones, entre ellas SICAVI (control de acceso de visitantes y manejo de activos) y Kerub (protección y seguimiento de rutas escolares), y de las aplicaciones que se agreguen en el futuro. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

1. Identificación

• Razón social: THOR SYSTEM S.A.S.
• NIT: 900.474.672-8
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: thorsystemsas@gmail.com

2. Rol de Thor System

Cuando una empresa, edificio, colegio o transportador escolar contrata nuestras aplicaciones y registra a sus visitantes, estudiantes, padres, acudientes, conductores o usuarios, esa entidad es la Responsable del tratamiento de esos datos y Thor System actúa como Encargado, tratándolos únicamente para prestar el servicio contratado. Para los datos de los clientes directos de Thor System y los de uso de nuestro sitio, Thor System es el Responsable.

3. Datos que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de celular, correo electrónico.
• SICAVI: datos de visitantes (nombre, documento de identificación, a quién visitan, fecha y hora de ingreso y salida), registros de activos y sus movimientos y, cuando la entidad use reconocimiento facial, los datos biométricos necesarios para ello.
• Kerub: datos de estudiantes (nombre, curso o colegio, ruta asignada, asistencia al servicio, identificador de su brazalete NFC y foto difuminada de su registro al subir a la ruta), de sus padres o acudientes, de los conductores y monitoras de ruta, y datos de ubicación del vehículo escolar y del estado del recorrido.
• Registros de uso del servicio: fecha y hora de los avisos enviados y su estado de entrega.

Los datos biométricos del reconocimiento facial son datos sensibles: solo se tratan con la autorización explícita de su titular, quien no está obligado a darla. Si una entidad cliente registra información adicional, es ella quien debe contar con la autorización correspondiente.

4. Datos de niños, niñas y adolescentes

Kerub trata datos de estudiantes menores de edad. Este tratamiento se hace con especial cuidado, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, y bajo estas reglas:

• Se realiza respetando el interés superior del menor y la protección de sus derechos fundamentales.
• Requiere la autorización previa de su padre, madre, acudiente o representante legal, obtenida por el colegio, el transportador o la entidad que lo registra.
• Se limita a los datos necesarios para organizar la ruta y avisar sobre ella: identificación básica, ruta, asistencia al servicio, identificador del brazalete NFC y foto de registro.
• Para proteger su identidad, la foto de registro se difumina: su acudiente puede reconocerlo, pero el rostro no se ve nítido. Solo se envía al acudiente registrado.
• La entidad que contrata el sistema define, mediante un parámetro, por cuánto tiempo se conservan las fotos.
• Los avisos por WhatsApp se envían únicamente a personas adultas (padres, acudientes, conductores y administradores). No enviamos mensajes a menores de edad.
• No usamos los datos de menores para publicidad ni los compartimos con terceros con fines comerciales.

5. Finalidades del tratamiento

• Registrar y controlar el ingreso de visitantes y personas, incluso con reconocimiento facial cuando la entidad lo use, y el movimiento de activos.
• Organizar rutas escolares, hacer seguimiento al recorrido y avisar a padres, acudientes y conductores sobre su estado, sobre el registro del estudiante al subir a la ruta y sobre su inasistencia al servicio.
• Enviar avisos informativos y de servicio por notificaciones y WhatsApp.
• Atender solicitudes, consultas, reclamos y soporte técnico.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

No usamos los datos para publicidad ni los vendemos o cedemos a terceros con fines comerciales.

6. Uso de WhatsApp

Para enviar avisos usamos WhatsApp Business Platform (API en la nube), servicio de Meta Platforms. Esto implica que:

• Los mensajes se envían al número de celular registrado por la persona adulta o por la entidad que la registró, solo si autorizó recibirlos.
• Los mensajes son de carácter informativo o de servicio.
• En Kerub, el aviso de registro incluye el nombre del estudiante, su foto difuminada y, con su autorización, los nombres y teléfonos del conductor y de la monitora de la ruta.
• Para entregar el mensaje, el número de celular y el contenido del aviso son transmitidos a Meta, que actúa como proveedor tecnológico bajo sus propios términos y política de privacidad.
• La persona puede dejar de recibir avisos por WhatsApp en cualquier momento, comunicándolo a la entidad que la registró o a nuestro correo de contacto.

7. Autorización

El tratamiento de datos se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular o, tratándose de menores, de su representante legal, otorgada directamente o a través de la entidad que lo registra en la aplicación. La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

8. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales (o como representante de un menor) tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a los datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios y garantías legales.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales.

9. Cómo ejercer tus derechos

Envía tu solicitud al correo thorsystemsas@gmail.com, indicando tu nombre, un medio de contacto y una descripción clara de tu petición. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, contados desde su recibo, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si tu solicitud se refiere a datos registrados por un colegio, transportador, edificio o empresa, podemos trasladarla a esa entidad como Responsable.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o uso indebido. Conservamos los datos durante el tiempo que dure la relación con el usuario o la prestación del servicio, y el que exijan las normas aplicables.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios o la normativa. La versión vigente estará siempre disponible en esta página, con su fecha de actualización.